Desain Pekerjaan dan Analisis Pekerjaan

Desain Pekerjaan dan Analisis Pekerjaan

 

 

 

 

 

NAMA  :

Jodi Giovanni T

 

 

NPM      :

23217063

 

 

KELAS    :

4EB08

 

 

DOSEN PEMBIMBING    :

Bagus Nurcahyo

 

UNIVERSITAS GUNADARMA

PTA 2020/2021

 

 

 

 

 

 

 

KATA PENGANTAR

 

Puji syukur saya panjatkan kehadirat Allah SWT atas limpahan rahmat dan karunianya saya dapat menyelesaikan makalah ini. 

 

Saya sangat berharap makalah ini dapat bermanfaat dalam rangka menambah pengetahuan juga wawasan. Saya pun menyadari bahwa di dalam makalah ini masih terdapat banyak kekurangan dan jauh dari kata sempurna. Mudah-mudahan makalah sederhana ini dapat dipahami oleh semua orang khususnya bagi para pembaca. Saya mohon maaf yang sebesar-besarnya jika terdapat kata-kata yang kurang berkenan.

ELEMEN-ELEMEN  DESAIN PEKERJAAN

 

Elemen Organisasional

Elemen ini menyangkut masalah efisiensi yang artinya setiap pekerjaan harus dirancang secara efisien sehingga memberikan hasil yang maksimal dari pekerjaan yang dilakukan. Desain pekerjaan harus bisa memanfaatkan sumber daya dan waktu dalam melakukan pekerjaan.

Pemborosan sumber daya dan waktu akan membuat hasil kerja menjadi kurang baik. Sebab itu desain pekerjaan harus dibuat agar penggunaan sumber daya dan waktu menjadi lebih efisien untuk menghindari pemborosan.

Ada tiga hal yang harus diperhatikan dalam elemen organisasional ini. Pertama adalah pendekatan mekanistik, yaitu suatu cara kerja atau mekanisme kerja organisasi untuk mencapai tujuan. Mekanisme kerja organisasi memberi pengaruh terhadap elemen organisasional, maka itu kita perlu merancang mekanisme kerja yang lebih efisien dalam organisasi.

Kedua adalah masalah aliran kerja, yaitu masalah urutan pekerjaan dalam organisasi. Biasanya, aliran kerja tergantung dari hal apa yang akan dihasilkan organisasi. Mulai dari tahap penyediaan bahan baku sampai pada peninjauan produk jadi. Dengan membuat aliran kerja yang efisien, maka organisasi bisa menghindari pemborosan.

Ketiga adalah praktek kerja, yaitu tentang bagaimana pelaksanaan pekerjaan. Setiap orang memiliki praktek kerja yang berbeda, ada yang cepat dan teliti namun ada juga yang cepat namun kurang teliti. Desain pekerjaan harus menetukan kualifikasi orang yang akan bekerja secara efisien mengingat sumber daya manusia adalah unsur penting dalam organisasi.

Elemen Lingkungan

Desain pekerjaan harus memperhatikan elemen lingkungan sebab dari lingkungan inilah sebuah organisasi bisa mendapatkan sumber dayanya. Termasuk didalamnya sumber daya manusia yang berkualitas dan mampu memberikan kontribusi pekerjaan yang lebih baik bagi organisasi.

Elemen lingkungan memiliki pengaruh bagi organisasi dalam tersedianya sumber daya manusia yang berpotensi, berpendidikan maupun berpengalaman. Elemen lingkungan juga harus memperhatikan pengaruh masyarakat sekitar yang mungkin bisa memberikan pengaruh yang baik bagi organisasi.

Elemen Keperilakuan

Untuk merancang desain pekerjaan juga harus mempertimbangkan elemen keperilakuan yang merupakan sifat dasar dan karakter dari sumber daya manusia. Ada tiga hal yang harus diperhatikan organisasi dari elemen ini untuk menyusun desain pekerjaan:

• Bagaimana seseorang mampu bekerja sesuai dengan tugas dan fungsi yang telah ditetapkan secara bertanggung jawab dan memberikan hasil yang baik bagi organisasi.
• Organisasi juga harus membuat pekerjaan yang bisa membuat seseorang bisa bekerja dengan senang hati, tidak tertekan, dan tidak bosan.
• Bagaimana membuat sebuah pekerjaan itu menjadi kebanggaan bagi pekerja sehingga mereka bisa merasa lebih baik dan itu berdampak bagi hasil pekerjaannya.
• Bagaimana cara organisasi memberikan motivasi bagi pekerja.

 

Trade off yang dihadapi oleh pare perancang pekerjaan perusahaan yaitu:

 

Produktivitas versus spesialisasi:

Tambahan spesialisasi akan menaikkan output sampai pada titik tertentu, apabila ada kenaikan spesialisasi maka output mengalami penurunan, karena adanya kebosanan atas pelaksanaan tugas yang terus menerus. Output dapat ditingkatkan dengan mengurangi spesialisasi pekerjaan.

 

Kepuasan kerja versus spesialisasi:

Kepuasan kerja akan meningkat sejalan dengan kenaikan spesialisasi, dan tambahan tambahan spesialisasi mengakibatkan kepuasan kerja akan menurun. Pekerjaan tanpa spesialisasi membuat karyawan membutuhkan waktu lama untuk mempelajari pekerjaan tersebut sampai mampu untuk melakukannya. Kepuasan kerja akan menurun karena kurangnya otonomi, variasi dan identitas tugas. Produktivitas terus naik bile kebaikan spesialisasi lebih besar daripada kelemahan akibat ketidakpuasan.

 

Proses belajar versus spesialisasi:

Pekerjaan yang sangat terspesialisasi lebih mudah dipelajari dibandingkan dengan pekerjaan yang tidak terspesialisasi. Proses belajar pada pekerjaan yang terspesialisasi lebih cepat mencapai standar (ditunjukkan oleh garis putus-putus). Pekerjaan yang tidak terspesialisasi memerlukan waktu lebih lama untuk dipelajari.

 

Perputaran karyawan versus spesialisasi:

Spesialisasi pekerjaan dapat dengan mudah dan cepat dipelajari, tapi biasanya kepuasan yang diperoleh lebih rendah, kepuasan yang rendah ini akan menyebabkan tingkat perputaran tenaga keda tinggi (turn over manpower).

 

Analisis pekerjaan adalah suatu prosedur untuk menentukan tanggung jawab dan persyaratan keterampilan yang dibutuhkan dari pekerjaan dan jenis orang yang harus dipekerjakan

 

Analisis jabatan berkontribusi efektif untuk menilai kebutuhan pelatihan dan kinerja dari karyawan yang sekarang sedang menjabat. Proses analisis jabatan menjadi dasar untuk mendesain dan mengembangkan kebijakan dan strategi untuk memenuhi sasaran dan tujuan organisasi

 

Tujuan utama melakukan dari analisis pekerjaan adalah untuk menggunakan informasi khusus ini untuk menciptakan kesesuaian yang tepat antara pekerjaan dan karyawan, untuk menilai kinerja seorang karyawan, untuk menentukan nilai tugas tertentu dan untuk menganalisis kebutuhan pelatihan dan pengembangan suatu perusahaan.

 

Langkah-langkah Utama dalam Analisis Pekerjaan

1.Mengkaji informasi internal perusahaan yang berkaitan dengan jabatan perusahaan

Langkah pertama yang perlu dilakukan mengkaji informasi yang ada di dalam perusahaan. Hal ini harus bisa dilakukan secara keseluruhan dan berdasarkan kesesuaian jabatan dalam perusahaan. Artinya bila informasi internal mengenai jabatan tidak benar, proses analisa belum bisa dianjurkan pada tahap selanjutnya.

 2.Penentuan penggunaan informasi

Bila perusahaan sudah mendapatkan informasi lengkap mengenai jabatan dalam perusahaan secara keseluruhan, seperti job desc, kualifikasi dan yang lainnya, maka saatnya perusahaan mulai menentukan pemakaian informasinya. Perusahaan harus sudah memiliki tujuan yang jelas untuk informasi tersebut, jangan sampai salah dalam penggunaannya, agar tidak keliru nantinya.

 3.Memilih jabatan

Proses pemilihan jabatan yang akan dilakukan analisis juga sangat penting dilakukan. Bila memang Anda hanya membutuhkan divisi dan jabatan tertentu untuk dilakukan analisis jabatan, tidak seharusnya semua divisi dalam perusahaan diikut sertakan. Karena bila sudah jelas, akan lebih baik bila langsung menganalisis pada divisinya tanpa melibatkan divisi lain.

 

4.Pengumpulan data

Bila ketiga langkah di atas sudah dilakukan, hal selanjutnya yang harus perusahaan lakukan adalah mengumpulkan data. Dengan teknik analisis jabatan yang sudah dilakukan, tentunya perusahaan akan mendapatkan data. Nah, kumpulkan data-data tersebut jangan sampai tercampur oleh data perusahaan yang lain.

 5.Siapkanlah uraian jabatan

Dalam proses analisis jabatan juga sangat penting untuk Anda untuk menyiapkan uraian yang jelas mengenai jabatan yang telah disediakan oleh perusahaan. Ini akan membantu menjelaskan mengenai gambaran dari pekerjaan tersebut. Uraian jabatan juga akan mempermudah perusahaan saat akan menjelaskan mengenai tugas jabatan tertentu.

6.Siapkan spesifikasi jabatan

Selain uraian dari jabatan yang sedang dilakukan analisis, selanjutnya perusahaan juga harus menyiapkan spesifikasi jabatannya. Ini akan lebih mempermudah dalam proses analisisnya, mengenai jobdesk dari jabatan tertentu serta hal yang dibutuhkan lainnya.

 7.Memanfaatkan informasi

Bila sudah mendapatkan informasi yang sesuai dengan langkah 1 sampai 6, selanjutnya yang perlu dilakukan adalah memanfaatkan informasi tersebut. Ini sangat berguna terutama untuk  melakukan perencanaan jabatan, perencanaan Sumber Daya Manusia (SDM), proses rekrutmen dan juga seleksi karyawan dalam perusahaan, menetapkan pelatihan dan juga pengembangan karyawan, melakukan penilaian kinerja pada karyawan, menetapkan besaran kompensasi dan juga mematuhi apa yang telah ditetapkan oleh hukum.

 

Jenis Analisis Pekerjaan

 

Terdapat dua jenis analisis pekerjaan, yakni; analisis pekerjaan tradisional  (traditional job description) dan analisis pekerjaan yang berorientasikan hasil (results-oriented job description).

1)      Analisis Pekerjaan Tradisional

Model tradisional ini hanya mencari informasi sekitar tiga aspek, yakni:

a.       Tanggungjawab (responsibilities), merinci unit organisasi kepada mana suatu kedudukan harus bertanggungjawab, harus tunduk kepada pengarahan dan bagian pengendalain pelaksanaan.

b.      Kewajiban-kewajiban (duties) umum dari seorang yang sedang memegang suatu kedudukan dan;

c.       Kualifikasi-kualifikasi (qualifications) minimal yang diterima sebagai kelayakan.

 

2)      Analisis Pekerjaan yang Berorientasikan Hasil

Analisis pekerjaan jenis ini berasumsi bahwa uraian pekerjaan akan menjadi lebih bermanfaat jika uraian pekerjaan tersebut memperjelas harapan-harapan organisasi  kepada para pekerja, dan keterkaitan antara tugas-tugas, standar-standar, kecakapan-kecakapan, dan kualifikasi-kualifikasi minimal. Oleh karena itu, analisis pekerjaan ini memuat keterangan-keterangan yang berkisar pada pernyat            aan-pernyataan, seperti;

a.       Task  merupakan perilaku-perilaku, kewajiban-kewajiban atau fungsi yang penting bagi suatu pekerjaan.

b.      Conditions merupakan bagaimana sifat dasar pada pekerjaan, atau syarat-syarat yang diperlukan agar pekerjaan itu terlaksana.

c.       Standartds       merupakan harapan-harapan performansi obyektif yang diberikan pada setiap tugas, yang dituangkan menurut ketentuan standar kuantitas, kualitas, atau ketepatan waktu yang benar-benar dikaitkan dengan tujuan organisasi.

d.      SKAs merupakan kecakapan, pengetahuan, dan kemampuan yang dibutuhkan untuk melaksanakan setiap tugas pada standar minimal yang diterima.

e.       Qualifications merupakan pendidikan dan pengalaman serta kualifikasi lain yang dibutuhkan untuk memastikan bahwa para pekerja mempunyai SKAs yang diperlukan bagi pelaksanaan tugas.

 

Sifat dari Analisis Jabatan

Definisinya : Prosedur untuk menetapkan tugas & tuntutan keterampilan dari suatu jabatan dan orang macam apa yang akan dipekerjakan untuk itu.

 

Metode Kuesioner merupakan salah satu metode pengumpulan data dan informasi untuk analisis jabatan yang sering digunakan. Kuesioner adalah suatu daftar yang berisi pertanyaan-pertanyaan yang harus dijawab oleh karyawan yang akan dianalisis jabatannya.

 

klasifikasi pekerjaan merupakan suatu metode atau sistem untuk memetakan pekerjaan (job) yang ada. biasanya dikaitkan dengan rank atau score yang pada nantinya akan menentukan levelling jabatan seseorang.